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济南会议策划的细节把控的方式方法都有哪些?

作者:济南活动策划公司发布时间:2019-07-27 15:41

 一般在找到合适的会议承办商后,并不意味着作为会议执行方的您就没什么可做的了,要想会议能够顺利进行,还需要主办方深入把握更多会议细节工作。下面就让凡客易达的小编来跟大家讲讲有关济南会议策划需要注意的细节是什么的详情!
济南会议策划的细节把控的方式方法都有哪些?
1、济南会议策划:在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“会议时间进度表”。
2、济南会议策划:一般情况下以电话通知各单位在何时。何地举行会议,并确认各单位参与代表人数。
3、济南会议策划:如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各 单位联系,并取得明确答复。
4、济南会议策划:取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。
5、济南会议策划:您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部秘密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。
6、济南会议策划:在有了会议承办方帮助联系酒店、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问、落实计划的进度。
7、济南会议策划:会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。
8、济南会议策划:会议报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数、多出或少出的房间及时与酒店协商解决
9、济南会议策划:正式会议开始之前,检查会场的布置宫锁。确保会场万无一失。
10、与会议承办方协商制定合理的用餐、叫醒、开会时间。
11、济南会议策划:作好会议期间的协商工作。
12、济南会议策划:制作与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解请。
13、济南会议策划:会议结束后,根据实际情况作出此会议的总结报告,备档。

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