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这本会议策划速记手册居然要要火了?

作者:济南活动策划公司发布时间:2019-01-21 16:41

 会议策划是在会议举办之前对构成会议的各个要素做出体系周密的书面安排的会议文书,属策划类公事文书。会议策划一般是为大中型或重要的会议所做的预规划划。一般单位内部举办的小规划的例行会议能够通过简易会议策划或会议告诉来预先安排好会议业务。
  拟定好会议策划,在会议举办前对会议的意图、规划、时刻、地址设备、内容、议程、日程、安排形式、会议文件、经费、后勤效劳等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完美的预期作用。有些会议还需求向上级机关请示核准,会议策划可作为上级审核批准的重要依据。有些会议策划也可发挥告诉的作用,向联办或与会单位通报预备状况,以便做好必要的预备。
会议预备策划内容包含:
 
1.断定会议称号。
 
2.断定议题。
 
在会议进程中,会议的方针与使命有必要履行到详细的会议议题上。议题是为方针和使命效劳的,并为方针和使命所限制。有什么样的会议方针和使命,就会有什么样的会议议题。会议议题应当在会议举办之前与方针和使命一起断定。
 
单项议题的正式书面文件叫做策划。重要的会议,特别是法定会议,正式代表和法定机关提出的议题应当采用策划这一书面形式。策划有必要通过必定的审查程序并取得通过才干成为会议的议题,列入会议的议程。一般法定性会议都规定有提交议题(策划)的截止时刻,便于策划审查机构在有效期限内予以审查。在必定程度上说,会议的预备主要是议题的预备。
 
会议议题策划的要求如下:
 
①会议议题要服从会议方针;②处理好主题与议题的联系;③发现高效性的议题;④议题表述要精确;⑤议题要契合会议权限。
 
3.断定与会人员。
 
与会人员的断定是十分要害的,人数多了会给会议效劳成本造成不必要的消费,少了又达不到会议效劳作用。所以,在断定与会人员时,最重要的原则是挑选恰当的人。可是往往很难做到,由于总是有人觉得自己应该参加会议,可是却不能为会议有所贡献,或是从会议得到什么。
 
断定参加会议人选要先想想正在策划中的会议是归于哪一品种型。假如它是一个供给信息的会议,那么与会者应是那些需求知道这个会议所供给信息的人,假如这个会议是解决问题的会议,就需求那些能够供给常识经验的、影响会议抉择的人,以及那些愿意为这个问题解决做出贡献的人来参加。
 
现代会议效劳业中,约请参会人员是十分重要的工作特别是在商业性会议中,因而关于挑选约请参会人员时,要考虑那些能够通过会议取得各方面好处的相关人员,当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议好处的预期。 
 
需求特别留意的是,与会者人数不宜太多。理由有3个:
 
①会议的成本十分贵重,因而没有必要到会或列席的人士,尽量不要让他们参加。
②会议人员越多,会议的效率或许越低会议操控越难。
③随着与会者人数的添加沟通将趋于困难。
 
4.断定时刻地址。
5.会议期限。
6.日程安排。
7.断定会议告诉内容。
8.会议告诉跟进履行程序与要求。
9.会场安顿要求。
 
会场安顿尽管是个细节,但却是整个会议的一个体面问题,给参会者留下对会议的榜首印象,是十分重要的。会场安顿一般由会议场所供给方和会议预备人员合作完结,在会场安顿之前,一般会出个会场安顿策划,甚至画出会场安顿的作用图,报告给会议领导小组来批阅。
 
会场安顿整体要求
会场安顿要与会议的内容相匹配,依据会议内容可把会场安顿为:喜庆热烈的、动感活泼的、谨慎商务的,等等。
会议场所的室外安顿
会议场所的室外及入口安顿可依据需求挑选:
1、主会标
2、欢迎拱门、条幅
3、彩球、鲜花、氦气球
4、地毯
5、展架、易拉宝、广告板
6、引导牌
7、灯箱
8、报到台
9、休息座椅等
会议场所的室内安顿
会议场所的室内安顿可依据需求挑选:
1、会标、布景板
2、主席台/听众席、演讲台的安顿
3、鲜花、彩球、彩带等装修
4、音像辅助设备
5、灯火、电源设备
6、茶点,可参阅:会议的食品饮料安排
7、奖品、礼品、活动道具
8、桌牌、名牌
9、摄像设备等
 
开会前的两小时内预备组有必要安顿好会议现场,一般中小型的会议现场安顿要留意以下几个方面:
 
一、来宾名字标签的摆放
 
现在较为盛行的是圆桌会议,由于这样来宾不分主次、先后;可是假如正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好挑选长型的,长型会议桌则必定要按来宾的身份、主次把次序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的,一般会议主办人应坐在右前方,来宾的主角坐在对面,顺次类推,当然也可灵活掌握,但必定要有利于来宾的发言,提高会议气氛。 
 
二、投影、扩音设备的提前安顿调试 
 
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。 
 
三、鲜花、生果的安顿 
 
鲜花必定要艳丽,生果必定要新鲜、漂亮,这都是为了使烦闷的会议室增加一丝亮点。 
 
当这一切预备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时必定要做好招待工作,不能让客人感到冷场,给每个与会人员发一份会议材料,包含会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾连续到齐后,款待各位嘉宾入位,并吩咐会场效劳人员倒上茶水。
拟定会议策划时应加强会议办理
 
会议办理看似简略,但实质上假如要把它做好也是得费一番苦心的。会议要讲究质量。开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。会议办理要做好须留意以下几个事项: 
 
一、举办会议须事前清晰三个人物:会议掌管、会议调度和会议记载。
会议掌管起到一个主线的作用,其责任是宣告会议开始、提出会议议题、掌握会议时刻、履行会议制度、总结会议内容、盯梢会议结果。
会议调度,起到掌握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,担任操控会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
会议记载,详细记载会议的要点和细节,预备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支撑的作用,担任精确记载会议的要点并发放会议纪要,最终确认履行人及完结时刻。 
 
二、拟定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议留意事项》里面就要写明,比如,进入会场前把手机调至振荡或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。 
 
三、掌管人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提高会议气氛,使与会的每一个人都勇于说、参于说,然后到达预期的作用。我们都闭口缄默沉静对会议本身来说不是好工作,只要让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才到达了会议的最高境界。 
 
会议追寻:会议安排者除了告诉、安排会议外,必定要保证会上抉择的会议方针、工作使命得到全面遵循。与会者在会上在充分评论一个工作后,有必要立刻抉择此事的担任人、需求和谐的部门以及完结时刻。最终会议盯梢、监督工作更是不容忽视。只要监督将会议议项完结了,会议才真正完毕了。
 
会议室座位安排五种方法
 
榜首,环绕式的座位安排。在会场中不建立主席台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不清晰坐次的详细尊卑,听任与会者在进场后自在就坐。这样的坐次安排,比较人性化,没有明显的方位区分,我们也能够各抒己见、不致过分拘束。这与茶话会的主题最相符,也最盛行,但不合适一些主题谨慎的会议。
 
第二,散座式的座位安排。散座式安排,大多合适在户外举办的联欢会或是联谊会,座椅、沙发自在地安放组合,甚至可由与会者依据个人要求而随意安顿,这样就简单创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种关心的安排,合适私下的沟通和沟通,当然,这种座位安排方法也只是合适主题轻松的会议。 
 
第三,圆桌式的座位安排。在会场上摆放有一张圆桌,请与会者在周围自在就坐。在圆桌会议中,能够不必拘泥诸多的礼节,主要记住以门作为基准点,靠里面的方位是主座就能够了。面门为上、以里为尊,这就是圆桌式座位安排的基本原则。 
 
第四,方桌式座位安排。在方桌会议中,特别要留意坐次的安排。假如只要一位领导,那么他一般坐在长方形桌子的短边,或许是比较靠里的方位。以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的方位。假如是由主客两边来参加的会议,一般分两边来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。 
 
第五,主席台式座位安排。在会场上,掌管人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐,这个在安排座位时有清晰的规则。首先主席台有必要排坐次、放坐次牌,以便领导同志对号入座,避免上台之后相互谦让。主席台坐次的摆放,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手方位,3号领导在1号领导右手方位;领导为偶数时,1、2号领导一起居中,2号领导仍然在1号领导左手方位,3号领导仍然在1号领导右手方位。
 
10.会议文件材料品种、内容、要求。
11.会议设备和用品品种、要求。
12.会议后勤安排。
13.会议记载安排。
14.会场效劳安排。
15.会议预算安排。
16.议定事项催办及反应的程序、要求、责任人。
17.其他留意事项。
 
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会议策划具有以下特色:
 
1.针对性。会议策划是针对大型会议所做的规划安排,因而具有针对性。
2.指导性。会议策划对会议整个进行进程具有指导作用。
3.多样性。由于会议品种多样,相应的会议策划也具有多样性的特色。
 
按会议性质分,可分为以下三种:
 
(1)代表会议策划。代表会议一般参加人数较多,举办时刻较长,会议程序严格,而且不同等级的代表会,有不同要求,其策划也比较复杂。
(2)工作会议策划。工作会议,尽管不像代表会议在程序和规格上要求那样严格,但在材料的预备工作上有自己杰出的特色。
(3)赞誉奖励性会议策划。赞誉奖励性会议除会议本身之外,因触及奖旗、奖状、奖品之类,在财政和物资方面需求做好预备,其会议策划比较复杂。
 
会议策划一般由标题、最初、主体、结束、落款等五个部分组成。
 
1.标题。会议策划标题的规范写法由举办单位或范围、会议称号、文种称号(策划)“三要素”构成,有时能够省掉会议举办单位。常用的文种称号有:策划、预备策划、预备招待策划、策划、策划策划等。
 
2.最初。在最初之前,有的要写明策划的送达机关。归于要送上级机关批示的,就写送达上级机关称号,归于要下级知晓的、发给与会机关或个人的,则写下级机关称号。最初部分一般写明举办会议的原由、依据、单位、会议称号、会议时刻、地址、会期等,对会议的基本要素进行说明,引出下文。大致相当于一般专题策划中“指导方针”、“整体设想”部分。
 
3.主体。主体部分一般要写明会议的宗旨、主题(内容、议题)、规划(与会人员)、议程、日程、会议形式、会务机构的安排和分工、会议文书、会议经费、保障措施、预备状况等事项,相当于一般策划中的“方针要求”、“措施方法”、“施行步骤”。一般分条列项写出。
 
4.结束。结束语部分的写作,要依据会议策划的性质而定,属下级机关请示上级机关的.可写上类似请示报告结束的用语。如“以上策划,当否,请批示”。
 
5.落款。一般写明策划的制发文机关、签署日期,并加盖公章。
 
会议策划的写作要求
 
1.科学安排,考虑全面。会议策划是进行会议的依据,会前要把举办会议的有关规定、各种程序、各方面或许遇到的状况都要考虑到、估量到,总揽全局、全面统筹。
 
2.清晰要求,安排详尽。大中型会议触及人员多,条理繁,内容杂,在规划会议预备策划时应周密考虑,妥善安排有关事项。如对材料撰拟、分发、会标制挂、座位摆放制造、安全保卫、医疗效劳等都作清晰的安排。对会议联接时刻计算精确,周密策划,精心安排。
 
3.留有余地,灵活机动。既要把使命、时刻尽或许计算精确,一起,又要为相关活动留有弹性空间,避免安排太紧、太满而造成被动。
 
4.层次分明,合理安排条款次序。写作时合理安排各条款间的逻辑次序,既要条款分明,又要次序合理。
 
会议策划范例
 
▲一般/大型会议策划
【内容要件】会议称号、会议意图、会议议题、会议安排方法、会议规划、会议举办时刻地址、会议报到时刻地址、会议日程安排、会议安排领导、会议到会人员及预备要求、会议安排者的联系方法、会议说明事项等。
 
不同的会议类型有不同的会议策划
 
会议策划不是简略的PPT的堆砌,而有必要是依据会议的意图凭借必定的科学方法和艺术,为抉择策划、策划而构思、会议策划规划、制造策划策划以到达最终的会议作用,好的会议策划,必定是对详细的履行策划有深化的考虑,具有可行性;必定是在某些方面有打破,有新意、有创意才行。
1、详细分析各种状况做出最完美的会议策划。
2、依据会议的等级,挑选会议举办地。
3、依据会议对周边环境的要求,断定详细举办地址。
4、依据会议的详细状况,断定是否将会议划分为几个分会场,挑选分会场的地址,并提前预定。
 
研讨会议
 
研讨型会议一般专业性较强,参加的人数不是许多,除非是行业标准评论,一般不会超越100人。这类研讨会的要害点是会场及地址挑选。
会场(除一般性的主会场外),一般需求一些小型会所以便分组评论。主会场的安顿除保存掌管人外,其他座位应当表现平等精力,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。
关于地址,一般挑选相对封闭、安静、利于保密的地址,最好能在市郊环境优美会所——应当满意夜间娱乐休闲、团队精力练习、场景变换、交通相对便利等要求。
练习会议
 
练习会议也是专业型会议,一般是企业内部或许教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技术沟通及常识传授,所以练习会议对场所的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓宽练习设备或许场所,或许的话还应该有高品质的休闲放松场所。练习会议的要害点:场所、练习设备及练习师。
社团会议
 
社团会议一般为纯会议,往往需求发布一些宣言或许抉择之类的书面信息。所以社团会议经常合作新闻发布会举办。举办此类会议,表决设备、现场会员排序及会场操控是要害。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包含记者的约请、交通、住宿及餐饮安排等。
公益性/技术性论坛
 
此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特色,所以会议场所的挑选十分重要,基本要求是能够分割或许主会场顺便小会场,对会议设备要求也比较高——同声传译、传媒记者款待、多媒体、视频直播以及评论场所等均有或许要求供给。此外,假如会议主办地的会场不能满意几种分割要求,那么会务交通就成为需求要点考虑的内容。
订购沟通会议
 
此类会议实际上兼有展览性质,因而会场的要求相对特别。理想的场所应该是专门的展览馆或许会展中心,带有商务会所或许类似场所则再完美不过。假如是小型订购沟通会,能够建立在大型商务型酒店。安排或许代理此类会议的要害点是:场所挑选、会场操控、展览安顿。

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