当前位置:主页 > 策划方案 > 活动执行 >

会议策划公司精选-如何做好会议活动策划?

作者:济南活动策划公司发布时间:2019-01-18 17:19

随着企业和机构的增加,各种大大小小的会议也日益多了起来。
 
一般企业会议都会考虑请专业的会议活动策划公司来完成。
 
因为会议策划是一项非常系统、繁杂而重要的项目。
 
会议策划公司精选-如何做好会议活动策划?
 
专业的会议活动策划公司能解决会议所产生的一系列繁杂问题:
 
1、专业的会议策划能够帮助我们节约成本
 
一般来说举行一次大型会议,成本相对来说普遍较高,这其中就包括了寻找场地以及设施选择的花费。
 
由于缺乏专业会议中心的相关数据比较,公司和机构往往会错选一些价格相对较高但服务却不一定优质的会议场所。
 
而专业的会议策划机构,对各大会议中心的相关资料了解得比较全面,能够帮助企业和机构选择性价比很高的会议场所。
 
2、专业的会议策划能够帮助我们节约时间
 
 一些大型会议的流程相对来说比较复杂,人员相对较多,进行时间也相对较长。
 
由于缺乏制定大型会议流程的经验,所以往往会花费很长的时间来进行流程的制定。
 
而专业的会议策划机构,对制定会议流程的经验是非常丰富的,能够为我们节约大量宝贵的时间,即使是会议时间仓促,也能正常并且成功的进行!
 
3、专业的会议策划能够带来更好的会议效果
 
由于缺乏大型会议制定的相关经验,制定会议流程不一定有自己想要达到的效果。
 
一个小小环节的差错或者缺失,导致的就很可能是整场会议的失败!
 
专业的会议策划机构在会议流程的制定方面可以说是专家中的专家,上百次大中型会议制定的经验使他们对会议的流程制定了如指掌,能够带来更好的会议效果。
 
“美程会展”专注于为政府,协会NGO组织,集团企业提供专业的一站式会议会展及公关活动策划,执行服务。服务多家世界五百强及国内百强企业,有一支超过10年以上MICE从业团队,拥有6万多家国内外会议酒店及全国会议展览中心会场资源。
 
在会议策划公司执行会议之前,都会有一个会议筹备方案。
 
会议方案是在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。
 
会议筹备方案内容包括:
 
1.确定会议名称。
 
2.确定议题。
 
在会议过程中,会议的目标与任务必须落实到具体的会议议题上。
 
议题是为目标和任务服务的,并为目标和任务所制约。
 
有什么样的会议目标和任务,就会有什么样的会议议题。
 
会议议题应当在会议召开之前与目标和任务一起确定。
 
会议议题策划的要求如下:
 
①会议议题要服从会议目标;②处理好主题与议题的关系;③发现高效性的议题;④议题表述要准确;⑤议题要符合会议权限。
 
3.确定与会人员。
 
与会人员的确定是非常关键的。
 
人数多了会给会议服务成本造成不必要的消费,少了又达不到会议服务效果。
 
所以,在确定与会人员时,最重要的原则是选择适当的人。
 
但是往往很难做到,因为总是有人觉得自己应该参加会议,但是却不能为会议有所贡献,或是从会议得到什么。
 
确定参加会议人选要先想想正在计划中的会议是属于哪一种类型。
 
如果它是一个提供信息的会议,那么与会者应是那些需要知道这个会议所提供信息的人。
 
如果这个会议是解决问题的会议,就需要那些可以提供知识经验的、影响会议决定的人,以及那些愿意为这个问题解决做出贡献的人来参加。
 
现代会议服务业中,邀请参会人员是非常重要的工作。
 
特别是在商业性会议中,因此对于选择邀请参会人员时,要考虑那些可以通过会议获得各方面益处的相关人员,当然在会议议题设置中应该考虑不同与会者对会议益处的预期。 
 
需要特别留意的是,与会者人数不宜太多。理由有3个:
 
⑴会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。
 
⑵会议人员越多,会议的效率可能越低会议控制越难。
 
⑶随着与会者人数的增加沟通将趋于困难。
 
4.确定时间地点。
 
5.会议期限。
 
6.日程安排。
 
7.确定会议通知内容。
 
8.会议通知跟进落实程序与要求。
 
9.会场布置要求。
 
会场布置虽然是个细节,但却是整个会议的一个面子问题,给参会者留下对会议的第一印象,是非常重要的。
 
会场布置通常由会议场所提供方和会议筹备人员配合完成,在会场布置之前,通常会出个会场布置方案,甚至画出会场布置的效果图,报告给会议领导小组来审批。
 
会场布置要与会议的内容相匹配,根据会议内容可把会场布置为:喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的,等等。
 
会议场所的室外布置
 
会议场所的室外及入口布置可根据需要选择:
 
   ①主会标
 
   ②欢迎拱门、条幅
 
   ③彩球、鲜花、氦气球
 
   ④地毯
 
   ⑤展架、易拉宝、广告板
 
   ⑥引导牌
 
   ⑦灯箱
 
   ⑧签到台
 
   ⑨休息座椅等
 
会议场所的室内布置
 
   会议场所的室内布置可根据需要选择:
 
   ①会标、背景板
 
   ②主席台/听众席、演讲台的布置
 
   ③鲜花、彩球、彩带等装饰
 
   ④音像辅助设备
 
   ⑤灯光、电源设备
 
   ⑥茶点,可参考:会议的食品饮料安排
 
   ⑦奖品、礼品、活动道具
 
   ⑧桌牌、名牌
 
   ⑨摄像设备等
 
开会前的两小时内筹备组必须布置好会议现场,一般中小型的会议现场布置要注意以下几个方面:
 
一、宾客姓名标签的摆放
 
现在较为流行的是圆桌会议,因为这样宾客不分主次、先后。
 
但是如果正好会场没有圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型的,长型会议桌则一定要按宾客的身份、主次把顺序安排好,在这方面多用些心,这个是至关重要的。
 
一般会议主办人应坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推,当然也可灵活掌握,但一定要有利于宾客的发言,提升会议气氛。   
 
二、投影、扩音设备的提前布置调试 
 
投影幕布尽量不要挡住会议室内会议主题幕布或条幅,扩音设备应于会议前1小时调试好。 
 
三、鲜花、水果的布置 
 
鲜花一定要鲜艳,水果一定要新鲜、漂亮,这都是为了使沉闷的会议室增添一丝亮点。 
 
当这一切准备工作全部到位后,或许会有提前到的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场。
 
给每个与会人员发一份会议资料,包括会议文件袋、笔记本和笔。然后,当嘉宾陆续到齐后,招待各位嘉宾入位,并吩咐会场服务人员倒上茶水。
 
制定会议方案时应加强会议管理
 
会议管理看似简单,但实质上如果要把它做好也是得费一番苦心的。
 
会议要讲究质量。
 
开会手机铃声此起彼伏、抽烟耳语、迟到早退、讲话不入主题、会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高、会风不好的典型例子。
 
会议管理要做好须注意以下几个事项: 
 
一、召开会议须事先明确三个角色:
 
会议主持、会议调度和会议记录。    
 
会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。
 
会议调度,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。
 
会议记录,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。
 
起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。
 
二、制定会议纪律并严格遵守。
 
这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。 
 
三、主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。
 
大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。 
 
四、会议追踪。
 
会议组织者除了通知、组织会议外,一定要保证会上决定的会议目标、工作任务得到全面贯彻。
 
与会者在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。
 
最后会议跟踪、监督工作更是不容忽视。只有监督将会议议项完成了,会议才真正结束了。
 
会议室座位安排五种方式
 
第一,环绕式的座位安排。
 
在会场中不设立主席台,把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周,不明确座次的具体尊卑,听任与会者在入场后自由就坐。
 
这样的座次安排,比较人性化,没有明显的地位区分,大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。
 
这与茶话会的主题最相符,也最流行,但不适合一些主题严谨的会议。
 
第二,散座式的座位安排。
 
散座式安排,大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会,座椅、沙发自由地安放组合,甚至可由与会者根据个人要求而随意安置,这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。
 
这是一种体贴的安排,适合私下的沟通和交流,当然,这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。   
 
第三,圆桌式的座位安排。
 
在会场上摆放有一张圆桌,请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中,可以不用拘泥诸多的礼节。
 
主要记住以门作为基准点,靠里面的位置是主座就可以了。
 
面门为上、以里为尊,这就是圆桌式座位安排的基本原则。
 
第四,方桌式座位安排。
 
在方桌会议中,特别要注意座次的安排。
 
如果只有一位领导,那么他一般坐在长方形桌子的短边,或者是比较靠里的位置。
 
以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。
 
如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。  
 
第五,主席台式座位安排。
 
在会场上,主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐,这个在安排座位时有明确的规则。
 
首先主席台必须排座次、放座次牌,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。
 
主席台座次的排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置。
 
领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。
 
Photo from the network
 
10.会议文件资料种类、内容、要求。
 
11.会议设备和用品种类、要求。
 
12.会议后勤安排。
 
13.会议记录安排。
 
14.会场服务安排。
 
15.会议预算安排。
 
16.议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。
 
17.其他注意事项。
 
会议方案通常由标题、开头、主体、结尾、落款等五个部分组成。
 
1.标题。常用的文种名称有:方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。
 
2.开头。开头部分一般写明召开会议的原由、根据、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等,对会议的基本要素进行说明,引出下文。
 
3.主体。主体部分一般要写明会议的宗旨、主题(内容、议题)、规模(与会人员)、议程、日程、会议形式、会务机构的组织和分工、会议文书、会议经费、保障措施、筹备情况等事项。
 
4.结尾。结尾语部分的写作,要根据会议方案的性质而定,属下级机关请示上级机关的.可写上类似请示报告结尾的用语。如“以上方案,当否,请批示”。
 
5.落款。一般写明方案的制发文机关、签署日期,并加盖公章。
 
会议方案范例
 
▲一般/大型会议方案
 
【内容要件】会议名称、会议目的、会议议题、会议组织方式、会议规模、会议召开时间地点、会议报到时间地点、会议日程安排、会议组织领导、会议出席人员及准备要求、会议组织者的联系方式、会议说明事项等。
 
不同的会议类型有不同的会议方案
 
会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果。
 
好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。
 
1、具体分析各种情况做出最完美的会议策划
 
2、根据会议的级别,选择会议举办地。
 
3、根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点。
 
4、根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。
 
01、研讨会议
 
研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。
 
这类研讨会的关键点是会场及地点选择。
 
会场(除一般性的主会场外),通常需要一些小型会所以便分组讨论。
 
主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。
 
关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。
 
02、培训会议
 
培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。
 
除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高。
 
除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。
 
培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。
 
03、社团会议
 
社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。
 
所以社团会议经常配合新闻发布会举行。
 
举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。
 
04、公益性/技术性论坛
 
此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点。
 
所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高。
 
同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。
 
此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。
 
05、订货交流会议
 
此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。
 
理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。
 
如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。

庆典活动策划,济南庆典公司,济南开业庆典策划,周年庆策划,公关活动策划执行,房地产策划,济南文艺晚会策划,济南年会策划,启动仪式策划,会议策划,发布会策划,济南演出庆典策划,会务接待,活动执行,演艺演出,活动策划公司,活动执行公司,会议策划公司,会议服务公司,发布会策划公司,活动推广公司,济南活动策划公司,济南会议公司,济南会务公司,济南活动公司,济南策划公司,济南演义公司,济南演出公司,济南舞美设计,会议服务,济南演艺节目

更多>>济南活动策划公司项目案例
更多>>济南会议策划公司策划技巧
更多>>济南大型活动公司策划技巧
本活动公司关键词索引: 山东蜂蚁文化传播有限公司| 山东蜂蚁文化传播有限公司| 济南活动策划公司| 济南年会策划公司| 济南车展策划公司| 济南开业策划公司| 济南会议策划公司| 济南订货会策划公司| 济南开业策划公司| 济南庆典策划公司| 济南策划公司| 山东庆典公司| 济南庆典活动公司| 济南庆典公司| 济南演出庆典公司| 订货会十周年庆| 开业庆典| 13周年庆典| 三周年庆典| 济南活动策划宝典| 济南开业活动策划| 济南周年庆活动策划| 济南公关活动策划| 济南年会活动策划| 济南春晚活动策划| 济南广告公司活动策划| 济南会议活动策划| 济南交流会活动策划| 济南文化媒体发布会策划| 济南交流会活动策划| 济南地产活动策划| 济南高峰会论坛活动策划| 济南沙龙活动策划| 济南视频会议策划| 济南大型文艺晚会策划| 济南中式婚礼活动策划| 济南公益活动策划| 济南团队活动策划| 济南年会策划| 济南新品发布会策划| 济南终年庆典活动策划| 济南路演活动策划| 山东峰会活动| 准论证座谈会| 会议活动签到| 论坛会议活动| 婚礼策划方案| 元旦活动策划方案| 促销型活动策划| 宝宝宴| 济南活动推广| 济南会议服务| 活动推广| 会议服务公司| 座谈会| 启动会议| 会议地点| 济南庆典公司| 济南演出庆典公司| 济南订货会策划公司| 济南开业策划公司| 济南活动策划宝典| 济南开业活动策划| 济南周年庆活动策划| 济南公关活动策划| 济南年会活动策划| 济南春晚活动策划| 济南广告公司活动策划| 济南会议活动策划| 济南交流会活动策划| 济南文化媒体发布会策划| 济南交流会活动策划| 济南地产活动策划| 济南高峰会论坛活动策划| 济南沙龙活动策划| 济南视频会议策划| 济南大型文艺晚会策划| 济南中式婚礼活动策划| 济南公益活动策划| 济南团队活动策划| 济南年会策划| 济南新品发布会策划| 济南终年庆典活动策划| 济南路演活动策划| 山东峰会活动| 准论证座谈会| 会议活动签到| 论坛会议活动| 婚礼策划方案| 元旦活动策划方案| 促销型活动策划|